Trzy aspekty przygotowania Scrum Mastera do Retrospekcji

Z tego posta dowiesz się co to jest wgląd,  jak pomóc go wygenerować i dlaczego jest to istotne dla zespołu scrumowego. Omówione są trzy potrzebne aspekty: swoboda, skupienie oraz wytrwałość.

„Po­wiedz mi, a za­pomnę. Po­każ mi, a za­pamiętam. Pozwól mi zro­bić, a zro­zumiem.” – Konfucjusz

Według Scrum Guide Retrospekcja Sprintu jest okazja do inspekcji i adaptacji. Dzięki temu zespoł scrumowy ma sposobność wyciągnąć wnikoski, nauczyć się i zaplanować wdrożenie nowych strategii postępowania. Elementy poddawane inspekcji wpływają na złożoność w której zespół funkcjonuje. I właśnie tego jaki to jest wpływ i jak go optymalizować zespół powinien się nauczyć.

W jaki sposób możemy nauczyć się tego jak powinniśmy funkcjonować w złożonym środowisku? Lekko przerysowując, to może nam to zostać objawiona przez szefa, bądź inny autorytet. Możemy oczywiście również sami odkryć wzajemne zależności i naszą rolę pomiędzy elementami układanki. Korzystając z ram postępowania Scrum skłaniamy się ku drugiej opcji. Proces nauki jest ciągły i trwa przez cały czas Sprintu. Wykonując różne czynności zbieramy dane i fakty, które następnie poddajemy inspekcji w zarezerwowanym na to czasie. Robimy to oczywiście po to, aby wyciągnąć wnioski i ułożyć z nich plan. Plan, który nie spali na panewce, bo na przykład zespół go zignoruje. Aby do tego nie doszło powinniśmy wygenerować wgląd. Jest kilka definicji czym jest wgląd. Na potrzeby tego artykułu najbardziej trafną będzie, iż wgląd to zrozumienie związku przyczynowo-skutkowego w określonym kontekście. Zjawisko to wprowadza lub pogłębia zrozumienie problemu i prowadzi do internalizacji rozwiązań. Może mieć charakter nagły i mówimy wtedy o „olśnieniu”. Czasem towarzyszy mu czasem głośne „aha!”.

Chciałbym w tym miejscu przytoczyć poglądy Herberta Simona. Wybrałem go dlatego gdyż wśród jego rozlicznych profesji jest informatyka. Jest on również laureatem Nagrody Turinga oraz noblistą. Jego zadaniem wgląd jest możliwy dzięki oswajaniu problemu i selektywnemu zapominaniu poprzednich struktur. Dzięki temu dochodzi do uproszczenia informacji, które generują chaos. Proces ten wymaga skupienia, swobody oraz wysiłku. Jako Scrum Master zespołu powinniśmy zadbać o te trzy aspekty przygotowując się do retrospekcji.

Rozważając rezultat Retrospekcji jaki chciałem uzyskać z zespołem, to była z reguły to mała ilość usprawnień. Często nawet tylko jedno usprawnienie jednego impedimentu. Dlaczego chciałem to ograniczać? Jak mawia stare porzekadło lepsze jedno usprawnienie w garści, niż kilka na dachu. Zależało mi oczywiście na tym, aby zespół dążył do skupienia i pogłębionej analizy. To podejście rokuje bardziej, niż postawa pod tytułem zajmijmy się wszystkim naraz. W dodatku tylko po wierzchu i tylko trochę. Ponadto dużo łatwiej jest sprawdzać zespołowi wpływ jednej decyzji i tym samy łatwiej uczyć się. Dobierając techniki dobrze jest w pierwszej kolejności pomyśleć o takich, które pomogą zespołowi wybrać najbardziej aktualny problem.

Zespół powninien mieć zagwarantowaną swobodę w eksplorowaniu tematu z jakim się mierzy. Potrzeba czasu na to, aby zespół mógł samodzielnie troszeczkę „pobłądzić” w poszukiwaniu decyzji. Przygotowując techniki na Retrospekcję dobierajmy takie, które zapewnią samodzielność w poszukiwaniach. Wszelkiego rodzaju „burze mózgów” będą tu pomocne. Postawa jaką przyjmuje Scrum Master nie powinna w żaden sposób narzucać właściwego rozwiązania. Zamiast pierwszych skrzypiec powinniśmy grać raczej ostatnie. Obserwując poczynania zespołu powinniśmy dbać o konstuktywną atmosferę. W skrajnych przypadkach, bazując na naszym doświadczeniu, ograniczać podejmowane przez zespół ryzyko.

Choć metoda wykorzystująca wgląd jest znacznie kosztowniejsza, niż wykonywanie poleceń zespołowego guru lub kierownika to daje ona znacznie lepszy zwrot z inwestycji poświęconego czasu. Dzieje się tak właśnie za sprawą mechanizmu o którym mówi Simon. Zespół poświęcając energię na upraszczanie systemu, poszukiwanie właściwych rozwiązań i ich weryfikację dochodzi do stopniowego zrozumienia problemu i asymilacji rozwiązania. Niestety upór w podejmowanym wysiłku nie jest raczej cechą wrodzoną. Chcąc ułatwić zespołowi tą trudną drogę zadbajmy o to, aby wraz z propozycją usprawnień zespół zdecydował jak zweryfikuje ich skuteczność. W ten sposób domknięta zostanie pętla informacji zwrotnej. Dodatkowo wizualizacja planu usprawnień w przestrzeni zespołowej stanowić będzie źródło motywacji. Myśląc o produkcie spotkania dobierzmy taką technikę dzięki, której zespół w sposób wizualny, fizyczny przedstawi usprawnienie wraz ze sposobem na sprawdzenie skuteczności. Taki fizyczny artefakt zespół będzie mógł zabrać ze sobą do swoje przestrzeni biurowej. Pozwoli nam to uniknąć wchodzenia w rolę policjanta lub też strażnika, któremu zależy bardziej niż zespołowi.

Omówione pokrótce aspekty nie są oczywiście jedynymi, które powinniśmy mieć na uwadze przygotowując się do Retrospekcji. Trzeba jednak pamiętać, iż ich brak może w znacznym stopniu ograniczyć proces uczenia się i rozwoju zespołu. A to może mieć negatywne konsekwencje w postaci braku rozwoju zespołu i przełoży się na efekty pracy. Świadomość tego jakie warunki stworzyć, aby wygenerować wgląd pomoże nam doprowadzić do sytuacji w której Scrum działa.

 

1 komentarz do wpisu “Trzy aspekty przygotowania Scrum Mastera do Retrospekcji

Dodaj komentarz

%d bloggers like this: