Podsumowywanie pierwszej edycji „inicjatywy dla Scruma”

Post ten jest podsumowaniem pierwszej edycji „inicjatywy dla Scruma” (#i4scrum). Piszę w nim o reakcjach na pojawienie się inicjatywy, moich obawach związanych z tym formatem, o tym, z czego jestem zadowolony oraz o tym, co powinno zostać usprawnione. Dowiesz się jaką wartość otrzymali uczestnicy oraz jaki przekazali feedback. Czytając wpis dowiesz się również co będzie dalej…

Odzew na inicjatywę

Na początku chciałbym napisać kilka słów o pozytywnym odzewie z jakim spotkała się ta inicjatywa. Jest to dla mnie niezwykle ważne, gdyż zanim zdecydowałem się uruchomić ten cykl spotkań borykałem się z obawą czy będzie ona trafiona i czy ktoś w ogóle się pojawi. Po uruchomieniu zapisów okazało się, że jest duże zapotrzebowanie na tego typu spotkania. Znalazły się nawet dwie osoby, które były gotowe przyjeżdżać na spotkania z miast odległych o kilkaset kilometrów! Dzięki nim wystartowała druga, równoległa, grupa spotykająca się w Internecie. Osoby, które odpowiedziały na zaproszenie, pracują w swoich organizacjach głównie w roli Scrum Mastera, Project Managera lub pozycji liderskiej. Miłe było również zaciekawienie inicjatywą ze strony innych konsultantów oraz informacja zwrotna od uczestników. Są to dla mnie sygnały, że kierunek jest dobry.

Przebieg inicjatywy

Cała inicjatywa trwała nieco ponad 3 miesiące. W tym czasie odbyło się w sumie 10 spotkań roboczych. Równolegle pracowały dwie grupy: 5-osobowa grupa w realu oraz 3-osobowa grupa internetowa. Format spotkań miał w początkowym zamierzeniu nawiązywać do Action Learningu. Jednak zdecydowaliśmy się eksperymentować. Po każdym spotkaniu rozmawialiśmy krótko co można byłoby usprawnić. W trakcie trwania inicjatywy grupa internetowa zmieniła cykl spotkań z miesięcznego na dwutygodniowy. Grupa spotykająca się w realu zdecydowała się wydłużyć cykl spotkań o dodatkowe spotkanie w styczniu. Skrócony został czas przeznaczony na pracę każdego z uczestników. Zamiast 60 min dla uczestnika wspólnie zdecydowaliśmy się na 30 min (w formacie 10/10/10). Na następnym spotkaniu po wykonaniu pamiętnego zdjęcia, grupa poprosiła mnie o notowanie przebiegu każdej z sesji, tak, aby uczestnikowi nic nie umknęło w podsumowaniu.

Wyzwaniem była również dynamika spotkań. Każdy, kto choć trochę miał od czynienia z prowadzeniem szkoleń wie, że inna jest energia w małej, a inna, w dużej grupie. Moje obawy zostały szybko rozwiane. W przypadku obu grup udało się stworzyć pozytywną przestrzeń na pracę. Miałem wrażenie, że uczestnicy bardzo chętnie dzielą się swoimi wyzwaniami oraz równie chętnie udzielają wsparcia. Również potencjalna absencja któregoś z uczestników nie pozostawałaby bez wpływu na zachowanie grupy.  W tym aspekcie uczestnicy spisali się wzorowo. Frekwencja była niemalże 100 procentowa. Tylko jeden z uczestników przeszarżował i przecenił swoje możliwości biorąc na siebie zbyt dużo obowiązków i w konsekwencji wycofał się z inicjatywy. Jeśli chodzi o regularną obecność to myślę, że niebagatelną rolę odegrało tutaj spisanie kontraktu na samym początku.

Oprócz wspomnianych dwóch grup była również trzecia grupa osób, która profilem nie pasowała do żadnej z wcześniejszych grup. Ze względu, że był to start inicjatywy,  nie chciałem odmówić wsparcia żadnej ze zgłaszających się osób. Zaoferowałem im kilka spotkań indywidualnych, z czego większość z nich chętnie skorzystała. Pojawienie się tego niespodziewanego odgałęzienia zaowocowało w mojej głowie pomysłem na rozbudowę inicjatywy dla Scruma.

Co poszło dobrze

Jedna z uczestniczek, która była tylko na pierwszym spotkaniu tak wypowiedziała się na temat spotkania: „…stworzyłeś na spotkaniu dobrą atmosferę i poczucie bezpieczeństwa, widziałam, że wszyscy bez oporu uczestniczyli i dzielili się swoimi przemyśleniami.” To co mnie bardzo cieszy to pozytywna atmosfera, którą udało się stworzyć oraz fakt, że uczestnicy odnieśli realną korzyść. O czym piszą w przekazanej informacji zwrotnej na temat inicjatywy. Rozwiane zostały również moje obawy czy zaproponowany format się sprawdzi i czy jest potrzebny. A jest on potrzebny z kilku powodów. Po pierwsze: jest całkiem spora grupa osób borykają się z wyzwaniami, często bez wsparcia wewnątrz swojej organizacji. Obserwacje z mojej dotychczasowej pracy pokazują, że nierzadko zdarza się, iż tzw. „komunity scrum masterów” nie jest miejscem na tyle przyjaznym, aby Scrum Masterzy chcieli otwarcie mówić o problemach w swoim zespole. Po drugie: Scrum staje się coraz bardziej popularny, co rodzi naturalną potrzebę poszerzania i wymiany doświadczeń u osób, które go stosują. Stworzenie przestrzeni do nauki osobom pracującym na co dzień w różnych firmach jest z pewnością inspirujące. I po trzecie: będąc Scrum Masterem łatwo uwikłać się w firmową rzeczywistość i czasem trzeba poszukać „kopa do zmiany” 🙂 Myślę, że „Inicjatywa dla Scruma” stanowi dobrą odpowiedź na powyższe potrzeby. Więcej o tym, co poszło dobrze, możesz przeczytać w dalszej części tego artykułu w sekcji feedback od uczestników.

Co jest do poprawy

Z pewnością dopracowania wymaga kwestia poinformowania uczestników o regułach tego formatu spotkań oraz sposobie formułowania osobistego celu uczestnictwa. Pierwsza iteracja zweryfikowała pomysł spotkań w godzinach pracy. Przyszłe edycje będą odbywały się tylko popołudniami. Sposób zbierania feedbacku był, lekko mówiąc, freestajlowy i być może następnym razem powinien być bardziej sformalizowany. Pojawiła się też potrzeba wśród kilku czestników, abym zagospodarował czas pomiędzy spotkaniami. Postaram się coś w tym temacie zrobić.

Pewną kontrowersję wzbudziło określenie, że jest to „darmowy event”. „Oburzyła” się część moich kolegów po fachu. Jeden z uczestników stwierdził, że jak ta inicjatywa jest „za darmo” to rodzi się domniemanie, że jest jakaś gorsza albo słabsza. Ponadto pojawiły się również absencje (choć było ich niewiele) i jedna osoba się wycofała. Te zdarzenia wzbudziły we mnie refleksję. Przypomniałem sobie, co działo się z moją motywacją do uczęszczania na treningi w momencie, kiedy otrzymałem „darmową” kartę multisport. Dlatego zacząłem zastanawiać się nad rozwiązaniem możliwym do zastosowania w tej sytuacji. Pomysłem, który chciałbym zweryfikować jest wprowadzenie dobrowolnego datku na dowolną organizację pożytku publicznego. Pozwoli to na utrzymanie niekomercyjnego charakteru inicjatywy i pozwoli wyeliminować opisane wcześniej problemy.

Co będzie dalej…

Z pewnością wystartuje kolejna edycja. Jeśli będzie taka potrzeba to chciałbym, aby ponownie wystartowały dwie równoległe grupy – w realu (Poznań) i internetowa. Pozwoli to na zebranie różnorodnego feedbacku i dalsze usprawnianie. Mam sygnały od osób, które chciałyby się zaangażować w tę inicjatywę jako prowadzący. Jeżeli już teraz wiesz, że chcesz wziąć udział w kolejnej edycji to zostaw swój mail przy pomocy tego formularza.

 

Feedback od uczestników pierwszej edycji

Poniżej znajduje się informacja zwrotna jaką przekazali uczestnicy pierwszej edycji. Załączam ją w postaci niezmienionej. Tylko w kilku miejscach, ze względu na to, że uczestnicy przekazali feedback w niejednolitej formie, tam gdzie to było potrzebne, dla zrozumienia kontekstu, dodano fragmenty zapisane kursywą. Zachowano przy tym sens wypowiedzi uczestnika.

Filip (grupa internetowa) – 2 lata doświadczenia w roli Scrum Mastera, od 7 lat w IT

„Dałeś mi możliwość rozmawiania o bieżących problemach, z osobą dużo bardziej doświadczoną w tym temacie, czego nie mogłem doświadczyć w swojej firmie ze względu na brak takiej osoby. Jeżeli ktoś jest w takiej sytuacji jak ja, to jest to jedna z niewielu możliwości na tego typu rozmowy.

Dzięki Twoim radom udało się w nich wyzwolić chęć do poprawienia sposobu pracy i ciągłego szukania usprawnień. Udało się zachęcić ich do komunikacji i szukania wspólnych rozwiązań. Udało się też wyzwolić większą współpracę pomiędzy dwoma silosami – frontendowym i backendowym. W tym momencie żądają wręcz przy kluczowych tematach obecności przynajmniej jednego przedstawiciela drugiej grupy. Udało się przeprowadzić kilka fajnych backlog refinmentów, na których mi bardzo zależało a wszystko co powyżej, niejako pewnie, było tego skutkiem. Oceniam to na dużo jak na taki okres czasu.

Nauczyłem się, że wiele rzeczy zakładam z góry, że się nie da, że nie teraz i że to tak naprawdę jest tylko w mojej głowie. Dowiedziałem się, że czasem trzeba rzucić bombę, prosić o wybaczenie a nie o pozwolenie ;). No i kilku technik/sposobów na organizacje spotkań i pracy.

Uczestnictwo dało mi kopa. Naładowało! i uświadomiło, że mimo przeszkód trzeba iść dalej i robić swoje. Utwierdziło mnie, że moja wiedza teoretyczna jest na dobrym poziomie i że muszę teraz się mocno skupić nad aspektem praktycznym.

Dobre było to, że mieliśmy bezpieczne środowisko w którym mogliśmy poruszyć każdy temat. Zdawane niewygodne pytania. To, że prowadzący był mentorem.

Nie zauważyłem wad naszych spotkań. Jeśli coś powinno się zmienić to ewentualnie fajnie by było na spotkaniach mieć grupę 3-osobową + Ty 🙂

A najważniejsze jest to, że poznałem dwójkę fantastycznych osób!

Wielkie dzięki za to, że zdecydowałeś się na taką inicjatywę 🙂 na bank zaowocuje to u mnie.”

Agnieszka (grupa internetowa) – w roli Scrum Mastera ma mniej niż rok doświadczenia, wcześniej przez 8 lat pracowała jako developer

„Inicjatywa bardzo mi się podobała. Dużo merytorycznej pomocy, nawet wtedy, gdy wydawało mi się, że jestem już w kropce. Pozytywne wsparcie. Dobrze było usłyszeć opinie innych, nabrać nowej perspektywy, pomysłów i motywacji.

W moim zespole w trakcie trwania inicjatywy pojawiło się większe zaangażowanie. Nasz PO się trochę uspokoił, zaczął widzieć efekty naszych sprintów i bardziej ufać w to, że damy radę. Udało nam się lepiej oceniać co możemy osiągnąć podczas sprintu (wiem, że jeszcze przed nami praca, ale już widać efekty). Zespół bardziej się otworzył (przynajmniej w kuluarach), teraz będziemy pracować nad otwartością na spotkaniach.

Nauczyłam się, że sami, czasami jesteśmy swoimi ograniczeniami. Często znam odpowiedź na moje problemy, choć nie jestem tego świadoma. Poznałam kilka różnych sposobów na wizualizację tego, co dzieje się w sprincie oraz kilka sposobów na aktywizację grupy. Zrozumiałam też, że czasem lepiej wprost powiedzieć o co nam chodzi.

Dobry był plan spotkań, że dla każdego był czas a nawet jak nie mówiliśmy o moich problemach, to mogłam zaczerpnąć dużo wiedzy. Zadawanie pytań, naprowadzanie nas, pokazywanie konkretnych technik i narzędzi. Pozytywna atmosfera, jak to Filip określił, bezpieczne warunki do pracy.

Następnym razem chciałabym więcej interakcji na slaku, było by super – wsparcie na co dzień (i tu pewnie ja też mogłam w tym kierunku bardziej udzielać).”

Łukasz (grupa stacjonarna) – jako Scrum Master pracuje od 2 lat, a w IT od 8 lat

„Mi strasznie podoba się idea takiej inicjatywy i z chęcią na nią przychodziłem. Wydaje mi się jednak, że nie wszystkim chciałbym ją polecić. Mam odczucie, że mocno doświadczeni SMowie niewiele by z niej wyciągnęli.

W moim zespole nie zmieniło się wiele. Team trochę bardziej zaakceptował moją nerwowość i pomógł mi nad nią pracować. Jest na etapie formowania, więc niewiele z tego nad czym pracowałem na inicjatywie na niego wpłynęło.

Nauczyłem się lepiej panować nad sobą. Widzę efekty pracy nad pytaniami otwartymi i 5 why. Inicjatywa dala mi też bardzo fajną świadomość, że mimo małego doświadczenia jest już coś czym mogę się dzielić z innymi, by im pomóc.

Dobre było to, że ogólnie luźna forma przyciągnęła ludzi zaangażowanych, więc pojawiali się na kolejnych spotkaniach. Mi osobiście przeszkadzał fakt, że ta forma nie była jakoś sformułowana. Ciężko było mi się odnaleźć w sytuacji, gdzie na pierwszym spotkaniu miałem wymyśleć nad czym chciałbym pracować.

Wydaje mi się też, że jedna lub dwie osoby więcej dałoby dużo lepszy efekt. Więcej inputu do pomocy

I chyba tyle.”

Daniel (grupa stacjonarna) – Project Manager/Product Owner od około roku, w sumie 5 lat doświadczenia w różnych rolach

Bardzo doceniam inicjatywę oraz próbę szukania nowych formatów. Poznań, który jest małym miastem i tak posiada wiele meetupów i bardzo zaangażowaną społeczność Agile’ową, więc tym trudniej stworzyć tu coś nowego. Super, że postawiłeś na kameralność i jakość względem ilości. Będąc członkiem tej grupy można się naprawdę zaangażować, bo czuć że jest się sporą częścią czegoś większego. Dzięki niewielkiej ilości osób można też faktycznie poznać pozostałe osoby i poczuć sie bezpiecznie, to jest super. Brakowalo mi głównie tego co pojawilo sie na poprzednim spotkaniu, czyli notowania na tablicy podczas dyskusji – to jest super. Bardzo doceniam też Twoje podejście merytoryczne i wiedzę, widać że masz doświadczenie i dojrzałość Agielową. Co bym poprawił? Może, gdybyś chciał, mógłbym bardziej angażować się poza-spotkaniowo, czyli częściej do nas pisać, pytać o problemy w trakcie miesiąca, motywować itp. Wymagało by to od Ciebie większego zaangazowania, wiec nie jest to konieczne, ale mi np. na pewno by pomogło i w trakcie tego okresu bardziej motywowało. Tyle, ale ogólnie jestem bardzo zadowolony. 🙂

Ewa (grupa stacjonarna) –  jeden rok doświadczenia jako Scrum Master, wcześniej nie pracowała w IT

„Przede wszystkim widziałam, że miałeś to wszystko dobrze przemyślane i przygotowane: schemat, reguły, mechanizmy zmiany za tym stojące. Jednocześnie włączyłeś grupę w zastanowienie się nad formą wspólnej pracy.

Bardzo dobrym pomysłem było spisanie kontraktu, a przede wszystkim praca na celach rozumiana, w pierwszym kroku, jako dobre ich zawężenie, sformułowanie i zrozumienie.

Stworzyłeś na spotkaniu dobrą atmosferę i poczucie bezpieczeństwa, widziałam, że wszyscy bez oporu uczestniczyli i dzielili się swoimi przemyśleniami.

Ta koncepcja pracy własnej, ale dzielonej regularnie z grupą „wsparcia” wydaje się bardzo dobrą formułą, a na pewno super dla ludzi bardziej systematycznych ode mnie.

Twoja chęć pomocy, która stała za całą inicjatywą, też była szczera, autentyczna i niemotywowana autopromocja albo poprawianiem sobie samopoczucia.

Naprawdę szczerze żałuję, że nie udało mi się zorganizować tak, żeby w pełni skorzystać z tego, co oferowała Twoja inicjatywa. Dzięki za poświęcony czas, powodzenia i do zobaczenia.”

Dominik (grupa stacjonarna) – w roli Scrum Mastera od roku, a wcześniej przez 2,5 roku pracował jako programista

„W moim zespole, zmienia się non stop. Nasze spotkania miały skupić się na poprawieniu jednej rzeczy. W moim przypadku to tak nie zadziałało – na każdym spotkaniu miałem inny plan na poprawę (można powiedzieć, że zmieniały się wymagania :)). Nie wiem czy to dobrze, czy źle. Może to tak tylko u mnie. Może mam jeszcze za mało doświadczenia? Nie wiem. Robiłem to, co czułem za najbardziej odpowiednie.

Cała inicjatywa dla mnie była bardzo pomocna. Przede wszystkim motywowała mnie do próbowania i dalszego eksperymentowania przy rzeczach które nie działają.

Dla mnie największą zaletą tego spotkania była możliwość wymiany doświadczeń pomiędzy innymi Scrum Masterami / PM’ami. To dlatego czekałem na kolejne spotkania. Z jednej strony, aby powiedzieć o swoich problemach – z drugiej, aby posłuchać o problemach innych i spróbować pomóc.

Podobało mi się podejście – x minut na ‚spowiedź’ każdego z uczestników, x ‚minut’ na serię pytań, które miały ukierunkować lub dopytać osobę ‚spowiadaną’ i czas na wolne opinie/sugestie – uważam, że działało to bardzo dobrze.

Mi osobiście nie przypadła do gustu idea skupienia się na jednej rzeczy do usprawnienia przez cały cykl. Jak już wspomniałem, dla mnie, każde spotkanie mogło być o innym problemie i to miało dla mnie największą wartość.

Tak w zasadzie, nie miałbym nic przeciw, aby spotkania takie odbywały się cyklicznie, bez startu i mety – po prostu raz na ~miesiąc.”

Jacek (spotkania indywidualne) – dwuletnie doświadczenie w roli SM/PM, wcześniej zajmował się przez 5 lat zagadnieniami Bussines Inteligence

„Tak jak mówiłem, podczas ostatniego spotkania, zarówno sama inicjatywa jak i spotkania bardzo mi się podobały. Jeszcze raz ogromne dzięki!

Bardzo doceniam to, że pomimo, iż nie wpasowałem się w pierwotny zamysł, zdecydowałeś się poświęcić swój wolny czas na te kilka spotkań. Nasze spotkania miały charakter konsultacji, studium przypadku, gdzie pochylaliśmy się nad problemami i wątpliwościami, z którymi spotykałem się w codziennej pracy. Widać było, że masz dużą wiedzę i doświadczenie w tematyce Scrum. Nie było pytania, które pozostawiłeś bez odpowiedzi. Dzięki Twojej pomocy i wskazówkom mogłem zlokalizować przyczynę moich przykładów, a także wprowadzić jakieś działania naprawcze. Podobało mi się, że rozmawialiśmy o różnych możliwych rozwiązaniach, dyskutowaliśmy, zadawałeś pytania np. „jak myślisz, dlaczego?”, „co proponujesz?”. Dzieliłeś się swoim doświadczeniem, natomiast końcowa decyzja należała do mnie. Nie dawałeś gotowego rozwiązania, a pomagałeś je wypracować. Dzięki temu czułem, że to ja zdiagnozowałem problem i go naprawiam (z Twoją pomocą), czułem się odpowiedzialny za te działania. Liczba spotkań pozwoliła na omówienie problemu, zdefiniowanie jego przyczyny a następnie podjęcie kroków naprawczych, a następnie ich ocenę, walidację i zaproponowanie kolejnych usprawnień. Myślę, że były to całkiem zwinne konsultacje 😉

Tak jak też rozmawialiśmy, wyobrażam sobie, że w przyszłości mógłbyś oferować taki pakiet konsultacji jako płatną usługę. Pozwoliłoby to początkującym Scrum Master’om odnaleźć źródło problemu, podjąć pierwsze akcje, zweryfikować je i wprowadzić korektę.”

Krzysztof (spotkania indywidualne) – od 3 lat pracuje na stanowisku Head of Development, w IT znacznie więcej

„Tomka, poznałem 5 lat temu przy okazji pracy nad projektem dla jednej z dużych firm. Zaimponował mi od początku bardzo proaktywną postawą, odwagą i bezkompromisowością.  W ostatnim czasie miałem okazję spotkać się z Tomkiem jako uczestnik “Inicjatywy dla SCRUMA”. W czasie tego projektu spotkaliśmy się czterokrotnie. Każdorazowo były to godzinne spotkania, na których przedstawiałem Tomkowi swoje przemyślania i problemy z zarządzaniem zespołem developerskim. Tomek jak rasowy couch, ale też człowiek z dużym bagażem doświadczeń, bardzo zaangażował się w każde spotkanie. Wnioski i działania jakie ustalane były po każdym spotkaniu, Tomek weryfikował na kolejnym spotkaniu. Czułem, że Tomek już nie jeden zespół widział, zna dysfunkcje występujące w zespołach developerskich i potrafi sprostać takim wyzwaniom. Rozmowa z Tomkiem zawsze inspiruje, ale co dla mnie ważne, Tomek zachęca mocno do samodzielnej pracy nad sobą. Nie zawsze dostawałem jasne odpowiedzi na zadawane pytania, raczej prowokował mnie do samodzielnego poszukiwania odpowiedzi.”

.

 

Dodaj komentarz

%d bloggers like this: