Po co robimy Daily Scrum?

Jedni mówią, że Daily Scrum to strata czasu. Nie warto przerywać kodowania, bo przecież wiem, co robią inni. Raz w tygodniu też będzie dobrze. Scrum Master jednak nalega, żeby wszyscy podeszli i złożyli raport z postępów prac. Mógłby to robić indywidualnie przy biurku albo poprzez email, ale wtedy nikt by nie zobaczył kto tu rządzi. Poza tym raport składany na siedząco jest z natury rzeczy nieważny i jako taki jest bezużyteczny. Brzmi śmiesznie? A może strasznie? To dobrze! Nie po to wymyślono Daily Scrum…

„Daily Scrum to codzienna dawka empiryzmu.” – Gunther Verheyen

Co to jest Daily Scrum?

Jest to 15-minutowe (time-box) spotkanie, które odbywa się codziennie i w tym samym miejscu, o tej samej godzinie. Czasem jest nazywany metaforycznie sercem Scruma. Choć jak można dowiedzieć się ze Scrum Guide albo tej strony – Scrum niejedno serce ma. W spotkaniu tym uczestniczy Zespół Deweloperski, a efektem powinna być zaktualizowana prognoza oraz plan działań zespołu do następnego Daily Scruma. To tak z grubsza.

Inne osoby na spotkaniu

W swoim założeniu jest to spotkanie przeznaczone dla członków Zespołu Deweloperskiego. To oni są właścicielami tego spotkania. Według Scrum Guide, nawet Scrum Master nie musi być obecny. Jednak formalnego zakazu dla Product Ownera, szeroko rozumianego managementu czy też kolegów z innych zespołów, nie ma. Warto sobie zadać pytanie, dlaczego te osoby przychodzą na spotkanie, które nie jest dla nich dedykowane? Warto również nie zadowalać się pierwszą odpowiedzią. To może być trop prowadzący do dysfunkcji zespołowej albo organizacyjnej.

Asysta innych osób na Daily Scrum prawie na pewno będzie zakłócać jego przebieg. Nawet milcząca obecność kogoś spoza teamu może być dysfunkcyjna. Jeżeli członkowie Zespołu Deweloperskiego są sami to poziom bezpieczeństwa psychologicznego wzrasta. Są dużo większe szanse na transparentne i szczere omówienie ostatniego fackupu czy też trudnej rozmowy o braku postępów.

Brak innych osób wpływa również pozytywnie na odpowiedzialność w zespole. Jeżeli nie ma innych osób to ciężej jest odrzucić odpowiedzialność za przebieg spotkania i jego efekt. Jeżeli nam się udaje i odnosimy sukces, to jest to nasz sukces, a nie „status managera” czy też innego „moderatora samozwańca”. Każdy Scrum Master powinien wiedzieć, kiedy się wycofać i zrobić przestrzeń zespołowi.

Rola Scrum Mastera

Działamy w złożonym środowisku i odpuszczenie kontroli, nie tylko podczas Daily Scrum, powinno być działaniem przemyślanym. Rolą Scrum Mastera, zgodnie ze Scrum Guide, jest upewnienie się, że Daily Scrum odbył się i był efektywny.

Produkt Daily Scrum

Efektywność spotkania można ocenić po tym, czy w założonym time-boxie został osiągnięty produkt spotkania. Produktem jest uaktualniona prognoza na osiągniecie Celu Sprintu oraz plan działania członków Zespołu Deweloperskiego do następnego Daily Scruma. Powinny również zostać zgłoszone impedimenty. Właśnie te rzeczy są powodem dla których warto wstawać i odrywać się od komputera. Jeżeli ich zabraknie, spotkanie straci sens i w konsekwencji stanie się przykrym obowiązkiem dla wszystkich.

Cechą złożonego środowiska jest to, że podlega nieustannym zmianom. Warunki pracy zespołu zmieniają się z każdym commitem, z każdym mailem od klienta wraz z działaniami innych zespołów lub konkurencji. Niemalże z każdym taktem zegara. W czasie Daily Scrum powinny zostać podjęte decyzje w jaki sposób zamierzamy skorygować odchylenie na drodze do osiągnięcia przewidywanego Celu Sprintu.

Impedimenty czyli blokady

Zespół Deweloperski jest zobowiązany zgłaszać wszelkie trudności jakich doświadcza. Impedimenty mogą być różnego rodzaju. Mogą dotyczyć kwestii technicznych, organizacyjnych albo socjalno-bytowych. Właściwie może to być wszystko co przeszkadza zespołowi zwiększać produktywność. Najpoważniejszymi i najtrudniejszymi do wykrycia impedimentami są te, które sami tworzymy w naszych głowach. Nierzadko sami dla siebie stajemy się ograniczeniem.

Dobrą działaniem jest zapisywanie pojawiających się impedimentów. Ułatwia to śledzenie postępów w ich rozwiązywaniu. Wiadomo kto i jakie akcje podejmuje, aby usunąć konkretną blokadę. Jak pokazuje praktyka, transparentność w tym obszarze jest niestety trudna do uzyskania. Pomimo zwyczajowych trudności, działania na tym polu powinny być nieustannie podejmowane. Jest to podstawowa odpowiedzialność Scrum Mastera. Jest on odpowiedzialny za ich usuwanie. Jeżeli uzna to za stosowne może zaangażować zespół lub inne osoby.

Na stojąco, na siedząco… na leżąco?!

Może być nawet na klęcząco i to na grochu. Tak naprawdę to w Scrum Guide nie ma słowa o tym czy trzeba stać czy siedzieć. Jednak niemalże wszystkie zespoły, z którymi do tej pory pracowałem prowadzą to zdarzenie na stojąco. Prawdopodobnie ma to swoje pochodzenie od bliźniaczo podobnego spotkania jakie występuje w metodologii eXtreme Programming i nazywane jest Daily Stand Up Meeting. Zespół spotykał się stojąc w kręgu, bez stołu czy też innej przeszkody pomiędzy. Miało na celu skrócenie spotkania do koniecznego minimum i udrożnienie komunikacji wewnątrz zespołu. Zaobserwowano bowiem, że mamy tendencje do rozgadywania się, jeżeli rozsiądziemy się wygodnie na krzesłach w sali konferencyjnej.

Podobieństwa i różnice

Daily Stand Up Meeting zostało ono wprowadzone z tych samych powodów co Daily Scrum. Służy redukcji, bądź całkowitej eliminacji innych spotkań. Komunikacja w zespole jest dużo bardziej efektywna, jeżeli wszyscy deweloperzy spotkają się na jednym krótkim spotkaniu zamiast na kilku innych i to w podgrupach.

Daily Scrum jest zdarzeniem, które ma jasno określony time-box. Daily Stand Up Meeting takiego ograniczenia czasowego nie posiada. Daily Scrum skupione jest na inspekcji postępów w osiągnięciu Celu Sprintu. Natomiast podczas Daily Stand Up Meeting deweloperzy odpowiadają na co najmniej trzy pytania, które w Scrumie też występują. Co wczoraj, co dzisiaj i jakie mam blokady? Twórcy eXtreme Programmingu nie wspominają nic o wspólnym celu.

W Metodzie Kanban istnieje analogiczne spotkanie, które również ma na celu koordynację działań, samoorganizację i dostosowanie planu działania. Jednak w odróżnieniu od dwóch powyższych podejść nie musi odbywać się codziennie, choć jest to rekomendowane i w dojrzałych zespołach kanbanowych jest stałą praktyką. Kanban Meeting, bo tak nazywa się to spotkanie, odbywa się przed tablicą kanbanową i skupia się na usprawnieniu przepływu (ang. flow).

Fizyczna tablica scrumowa

Fizyczna tablica jako praktyka nie jest wymagana w Scrumie, choć jest bardzo popularnym narzędziem do wizualizacji pracy. Dobrze wykorzystana w sposób naturalny przyczynia się do wzrostu transparentności. Zespoły oprócz flow i aktualnego stanu prac, wizualizują różnego rodzaju informacje dotyczące życia zespołu i organizacji. Są to na przykład: lista impedimentów, kalendarz releasów, cele sprintowe oraz kwartalne, Definicja Ukończenia i inne ustalenia wewnątrz zespołowe.

Idea trzech pytań

Jeśli chodzi o trzy pytania na Daily Scrum to obecnie ich skomplikowana formuła zawiera odniesienie do Celu Sprintu. Większość deweloperów postrzega jednak odpowiadanie na tak postawione pytania jako nienaturalne i woli samodzielnie budować wypowiedź wokół tych trzech wątków. Można to zinterpretować jako chęć odejścia od składania raportów w stronę samoorganizacji. Zostało to dostrzeżone i wprost zasygnalizowane w najnowszym Scrum Guide z 2017 roku.

Ken Schwaber napisał kiedyś, że empiryzm to podejmowanie decyzji w oparciu o to, co jest dane. O to chodzi przede wszystkim w Daily Scrum. O szybkie podejmowanie decyzji w reakcji na zmieniające się warunki. Temu właśnie miały służyć trzy pytania. Mają nas stymulować do przyjrzenia się jak nam idzie i podjęcia możliwie najlepszych decyzji, które przybliżą nas do celu. Ken Schwaber twierdzi, że jakiekolwiek zobowiązywanie się do ukończenia (a to może sugerować drugie pytanie) jest pozostałością po waterfallu. Nie wypada się z nim nie zgodzić.

Podsumowanie

Jak widać codzienne spotkanie zespołu wytwórczego występuje w większości, o ile nie we wszystkich, zwinnych podejściach. Pomimo różnić w praktyce oraz formule spotkań, u podstaw leży to samo. Jestem ja, jesteś ty, są inni koledzy i koleżanki, pogadajmy co możemy zrobić, żeby mieć więcej satysfakcji z wykonanej pracy. Wspólnie dużo łatwiej przezwyciężać trudności. Wspólnie łatwiej o motywację. Działając codziennie razem sprawiamy, że pojawia się synergia. A wtedy 1 plus 1 to 3…

 

2 komentarze do wpisu „Po co robimy Daily Scrum?

Dodaj komentarz

%d bloggers like this: